Description : DRI- Appui administratif - Business assistant. Company : Federale Politie. Location : 1000 Brussels
Niveau d'études
Secondaire supérieur
Degré
Assistant
Lieu d'embauche
DRI - OPERATIONS
Rue Royale 202, 1000 Bruxelles
Date limite d'inscription
03.11.23
Nombre maximum d'inscriptions
25
Numéro de référence
104457/S6T
Description d'emploi
Raison d'être de la fonction
Seconder le Business Unit Manager dans ses tâches administratives, d'organisation, de planification afin de faciliter la réalisation de ses missions. La personne recrutée sera Business Assistant au sein d'une des Business Unit de la DRI.
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et d'activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
- Rédiger des lettres standardisées et des lettres personnalisées pour le service
- Etablir des rapports de réunions
- Rédiger des textes, des mémos, des notes et des présentations
- Elaborer des formulaires
- Contrôler l'authenticité et la validité des documents
- Assurer la mise en forme de documents
- Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
- Composer des dossiers et des brochures d'information
- Traduire des documents de tout format et sur des sujets variés
En tant que planificateur, coordonner l'exécution de tâches, d'activités et/ou de procédures techniques afin d'assurer le déroulement pratique des activités.
- Contribuer à l'organisation pratique de manifestations, colloques, activités, réunions, formations
- Gérer l'agenda d'une personne ou d'un service
- Planifier des réunions, envoyer des invitations et réserver la salle
En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
- Répondre au téléphone et transférer l'appel vers les personnes ou les services spécialisés
- Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail
- Renvoyer les clients vers les personnes/services compétents
- Réceptionner et transmettre des messages
- Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes
-
Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes
- Donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles
En tant que gestionnaire de dossier, établir, analyser, contrôler et/ou suivre des dossiers en respectant les échéances et les règles relatives au domaine d'activité afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
- Recevoir le dossier ou des informations en rapport avec celui-ci
- Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources
- Rechercher des informations dans différents fichiers
- Vérifier si l'information dans le dossier est complète et correcte
- Exécuter les étapes prévues du dossier suivant les procédures ou règles
- Détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurer
- Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur
- Contrôler les dossiers traités
- Formuler une conclusion concernant la suite du traitement du dossier
- Formuler une conclusion concernant la suite du traitement du dossier et la soumettre à l'organe décisionnel compétent
- Proposer des alternatives pour la suite du traitement du dossier
- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles
En tant que gestionnaire de données, classer des informations pertinentes pour l'organisation et/ou encoder des données dans des banques de données afin de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
- Augmenter le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...)
- Ordonner des données et les attribuer aux catégories de fichier informatique
- Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
- Consulter les différentes bases de données de gestion du personnel pour assurer un traitement correct de la demande du membre du personnel
- Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données
- Effectuer toutes les démarches administratives afférentes à l'obtention ou au retrait d'une habilitation de sécurité pour un membre de la police intégrée
